把握住清晰、完整和準(zhǔn)確的需求是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行有效控制和管理的前提，而需求評(píng)審又是需求管理階段一個(gè)至關(guān)重要的工作。但是需求評(píng)審?fù)撬械脑u(píng)審活動(dòng)中最難，也常常是最容易被忽視的。 以下是在實(shí)際項(xiàng)目管理中幾種常見(jiàn)的、失敗的需求評(píng)審：

案例一
某領(lǐng)域?qū)＜褹先生就某企業(yè)的成本管理系統(tǒng)做用戶需求報(bào)告的評(píng)審工作，在評(píng)審會(huì)開(kāi)始時(shí)間不長(zhǎng)，就被在場(chǎng)的企業(yè)的一位副總B先生打斷，認(rèn)為A先生提出的方案不適合本企業(yè)，A先生提出的管理改進(jìn)方案在企業(yè)中無(wú)法實(shí)施。該副廠長(zhǎng)提完意見(jiàn)后，與會(huì)的用戶方人員紛紛跟隨B先生的提出了他們的反對(duì)意見(jiàn)，致使評(píng)審會(huì)無(wú)法再進(jìn)行下去，最終該報(bào)告被用戶否決。
案例二
某軟件公司內(nèi)部舉行產(chǎn)品的需求評(píng)審會(huì)，主要是公司內(nèi)部的領(lǐng)域?qū)＜覅⒓?，在評(píng)審會(huì)開(kāi)始后不久，某領(lǐng)域?qū)＜揖蛯?duì)需求報(bào)告中的某個(gè)具體問(wèn)題提出了自己的不同意見(jiàn)，于是，與會(huì)人員紛紛就該問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)，大家爭(zhēng)執(zhí)不下，結(jié)果，致使會(huì)議出現(xiàn)了混亂狀況，主持人無(wú)法控制局面，會(huì)議大大超出了計(jì)劃評(píng)審時(shí)間。
案例三
某軟件公司為某公司A做業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的需求評(píng)審會(huì)，當(dāng)項(xiàng)目組人員在會(huì)議上宣讀多達(dá)上百頁(yè)的需求報(bào)告時(shí)，用戶明確提出聽(tīng)不懂，致使會(huì)議不得不改日進(jìn)行。
案例四
某軟件公司在用戶處開(kāi)完物資管理系統(tǒng)的需求評(píng)審會(huì)后，與會(huì)人員離開(kāi)會(huì)議室時(shí)，紛紛搖頭，認(rèn)為本次會(huì)議沒(méi)有多少實(shí)際效果，完全是在走過(guò)場(chǎng)。

【問(wèn)題】

請(qǐng)?zhí)岢鲆恍┙ㄔO(shè)性的意見(jiàn)，如何能夠召開(kāi)成功的需求評(píng)審會(huì)議？

答：<軟件需求的定義>
1、軟件需求是軟件開(kāi)發(fā)的最重要的一個(gè)輸入，需求風(fēng)險(xiǎn)也常常是軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中最大的一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)，降低需求風(fēng)險(xiǎn)的一個(gè)重要手段就是需求評(píng)審，但是需求評(píng)審是所有的評(píng)審活動(dòng)中最難的一個(gè)，也是最容易被忽視的一個(gè)評(píng)審。
<上述案例的問(wèn)題小結(jié)>
　　2 以上的現(xiàn)象可以在很多項(xiàng)目中都可以看到。概括起來(lái)，在需求評(píng)審中常見(jiàn)的問(wèn)題是：
　　◇ 需求報(bào)告很長(zhǎng)，短時(shí)間內(nèi)評(píng)審者根本就不能把需求報(bào)告讀懂，想清楚；
　　◇ 沒(méi)有作好前期準(zhǔn)備工作，需求評(píng)審的效率很低；
　　◇ 需求評(píng)審的節(jié)奏無(wú)法控制；
　　◇ 找不到合格的評(píng)審員，與會(huì)的評(píng)審員無(wú)法提出深入的問(wèn)題；
……
<上述案例的原因分析>
　　3 問(wèn)題所在：
? 　評(píng)審缺乏有效依據(jù)和規(guī)范，不能保證評(píng)審的覆蓋率和有效性。
? 　產(chǎn)品經(jīng)理沒(méi)有把握好會(huì)議主題，評(píng)審變成了頭腦風(fēng)暴。
? 　目標(biāo)性需求沒(méi)有溝通好，后面的需求變成空中樓閣。
? 　缺乏評(píng)審的可操作依據(jù)，遺漏評(píng)審內(nèi)容。
? 　沒(méi)有作好前期準(zhǔn)備工作，導(dǎo)致評(píng)審時(shí)間長(zhǎng)，效率低。
? 　沒(méi)有選擇合適的評(píng)審人員，無(wú)法獲得有價(jià)值的反饋。
? 　參加人員過(guò)多，容易陷入細(xì)枝末節(jié)的討論，會(huì)議演變成一場(chǎng)人人自由的混戰(zhàn)。
　　<針對(duì)以上問(wèn)題，提出一些建議>
4 那么究竟如何做好需求評(píng)審呢？
建議一：分層次評(píng)審
我們知道用戶的需求是可以分層次的，一般而言可以分成如下的層次：
? 　目標(biāo)性需求：定義了整個(gè)系統(tǒng)需要達(dá)到的目標(biāo)；
? 　功能性需求：定義了整個(gè)系統(tǒng)必須完成的任務(wù)；
? 　操作性需求：定義了完成每個(gè)任務(wù)的具體的人機(jī)交互；
　　目標(biāo)性需求是企業(yè)的高層管理人員所關(guān)注的，功能性需求是企業(yè)的中層管理人員所關(guān)注的，操作性需求是企業(yè)的具體操作人員所關(guān)注的。對(duì)不同層次的需求，其描述形式是有區(qū)別的，參與評(píng)審的人員也是不同的。如果讓具體的操作人員去評(píng)審目標(biāo)性需求，可能會(huì)很容易地導(dǎo)致“撿了芝麻，丟了西瓜”的現(xiàn)象，如果讓高層的管理人員也去評(píng)審那些操作性需求，無(wú)疑是一種資源的浪費(fèi)或者就會(huì)出現(xiàn)案例三的情形。
建議二：正式評(píng)審與非正式評(píng)審結(jié)合
　　正式評(píng)審是指通過(guò)開(kāi)評(píng)審會(huì)的形式，組織多個(gè)專家，將需求涉及到的人員集合在一起，并定義好參與評(píng)審人員的角色和職責(zé)，對(duì)需求進(jìn)行正規(guī)的會(huì)議評(píng)審。而非正式的評(píng)審并沒(méi)有這種嚴(yán)格的組織形式，一般也不需要將人員集合在一起評(píng)審，而是通過(guò)電子郵件、文件匯簽甚至是網(wǎng)絡(luò)聊天等多種形式對(duì)需求進(jìn)行評(píng)審。2種形式各有利弊，但往往非正式的評(píng)審比正式的評(píng)審效率更高，更容易發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。因此在評(píng)審時(shí)，應(yīng)該更靈活地利用這2種方式。
建議三：分階段評(píng)審
　　應(yīng)該在需求形成的過(guò)程中進(jìn)行分階段的評(píng)審，而不是在需求最終形成后再進(jìn)行評(píng)審。分階段評(píng)審可以將原本需要進(jìn)行的大規(guī)模評(píng)審拆分成各個(gè)小規(guī)模的評(píng)審，降低了需求返工的風(fēng)險(xiǎn)，提高了評(píng)審的質(zhì)量。比如可以在形成目標(biāo)性需求后進(jìn)行一次評(píng)審，在形成系統(tǒng)的初次概要需求后進(jìn)行一次評(píng)審，當(dāng)對(duì)概要需求細(xì)分成幾個(gè)部分，對(duì)每個(gè)部分進(jìn)行各個(gè)評(píng)審，最終再對(duì)整體的需求進(jìn)行評(píng)審。
建議四：精心挑選評(píng)審員
　　需求評(píng)審可能涉及的人員包括：需方的高層管理人員、中層管理人員、具體操作人員、IT主管、采購(gòu)主管；供方的市場(chǎng)人員、需求分析人員、設(shè)計(jì)人員、測(cè)試人員、質(zhì)量保證人員、實(shí)施人員、項(xiàng)目經(jīng)理以及第三方的領(lǐng)域?qū)＜业鹊取Ｔ谶@些人員中由于大家所處的立場(chǎng)不同，對(duì)同一個(gè)問(wèn)題的看法是不相同的，有些觀點(diǎn)是和系統(tǒng)的目標(biāo)有關(guān)系的，有些是關(guān)系不大的，不同的觀點(diǎn)可能形成互補(bǔ)的關(guān)系。為了保證評(píng)審的質(zhì)量和效率，需要精心挑選評(píng)審員。首先要保證使不同類型的人員的都要參與進(jìn)來(lái)，否則很可能會(huì)漏掉了很重要的需求。其次在不同類型的人員中要選擇那些真正和系統(tǒng)相關(guān)的，對(duì)系統(tǒng)有足夠了解的人員參與進(jìn)來(lái)，否則很可能使評(píng)審的效率降低或者最終不切實(shí)際的修改了系統(tǒng)的范圍。
建議五：對(duì)評(píng)審員進(jìn)行培訓(xùn)
　　在很多情況下，評(píng)審員是領(lǐng)域?qū)＜叶皇沁M(jìn)行評(píng)審活動(dòng)的專家，他們沒(méi)有掌握進(jìn)行評(píng)審的方法、技巧、過(guò)程等，因此需要對(duì)評(píng)審員進(jìn)行，同樣對(duì)于主持評(píng)審的管理者也需要進(jìn)行培訓(xùn)，以便于參與評(píng)審的人員能夠緊緊圍繞評(píng)審的目標(biāo)來(lái)進(jìn)行，能夠控制評(píng)審活動(dòng)的節(jié)奏，提高評(píng)審效率，避免發(fā)生案例一和案例二中出現(xiàn)的現(xiàn)象。對(duì)評(píng)審員的培訓(xùn)也可以區(qū)分為簡(jiǎn)單培訓(xùn)與詳細(xì)培訓(xùn)2種。簡(jiǎn)單培訓(xùn)可能需要十幾分鐘或者幾十分鐘，需要將在評(píng)審過(guò)程中的需要把握的基本原則，需要注意的常見(jiàn)問(wèn)題說(shuō)清楚。詳細(xì)培訓(xùn)則可能要需要對(duì)評(píng)審的方法、技巧、過(guò)程進(jìn)行正式的培訓(xùn)，需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間，是一個(gè)獨(dú)立的活動(dòng)。需要注意的是被評(píng)審人員也要被培訓(xùn)。
建議六：充分利用需求評(píng)審檢查單
　　需求檢查單是很好的評(píng)審工具，需求檢查單可以分成2類：需求形式的檢查單和需求內(nèi)容的檢查單。需求形式的檢查可以由QA人員負(fù)責(zé)，主要是針對(duì)需求文擋的格式是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)來(lái)提出的，需求內(nèi)容的檢查是由評(píng)審員負(fù)責(zé)的，主要是檢查需求內(nèi)容是否達(dá)到了系統(tǒng)目標(biāo)、是否有遺漏、是否有錯(cuò)誤等等，這是需求評(píng)審的重點(diǎn)。檢查單可以幫助評(píng)審員系統(tǒng)全面地發(fā)現(xiàn)需求中的問(wèn)題，檢查單也是隨著工程財(cái)富的積累逐漸豐富和優(yōu)化的。
建議七：建立標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)審流程
　　對(duì)正規(guī)的需求評(píng)審會(huì)需要建立正規(guī)的需求評(píng)審流程，按照流程中定義的活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范的評(píng)審過(guò)程。比如在評(píng)審流程定義中可能規(guī)定評(píng)審的進(jìn)入條件，評(píng)審需要提交的資料，每次評(píng)審會(huì)議的人員職責(zé)分配，評(píng)審的具體步驟，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)的條件等等。通過(guò)評(píng)審流程執(zhí)行可能會(huì)避免出現(xiàn)案例五之類的問(wèn)題。
建議八：做好評(píng)審后的跟蹤工作
　　在需求評(píng)審后，需要根據(jù)評(píng)審人員提出的問(wèn)題進(jìn)行評(píng)價(jià)，以確定哪些問(wèn)題是必須糾正的，哪些可以不糾正，并給出充分的客觀的理由與證據(jù)。當(dāng)確定需要糾正的問(wèn)題后，要形成書(shū)面的需求變更的申請(qǐng)，進(jìn)入需求變更的管理流程，并確保變更的執(zhí)行，在變更完成后，要進(jìn)行復(fù)審。切忌評(píng)審?fù)戤吅?，沒(méi)有對(duì)問(wèn)題進(jìn)行跟蹤，而無(wú)法保證評(píng)審結(jié)果的落實(shí)，使前期的評(píng)審努力付之東流。
建議九：充分準(zhǔn)備評(píng)審
　　評(píng)審質(zhì)量的好壞很大程度上取決于在評(píng)審會(huì)議前的準(zhǔn)備活動(dòng)。
常出現(xiàn)的問(wèn)題是，需求文檔在評(píng)審會(huì)議前并沒(méi)有提前下發(fā)給參與評(píng)審會(huì)議的人員，沒(méi)有留出更多更充分的時(shí)間讓參與評(píng)審的人員閱讀需求文檔。更有甚者，沒(méi)有執(zhí)行需求評(píng)審的進(jìn)入條件，在評(píng)審文檔中存在大量的低級(jí)的錯(cuò)誤或者沒(méi)有在評(píng)審前進(jìn)行溝通，文檔中存在方向性的錯(cuò)誤，從而導(dǎo)致評(píng)審的效率很低，質(zhì)量很差。對(duì)評(píng)審的準(zhǔn)備工作，也應(yīng)當(dāng)定義一個(gè)檢查單，在評(píng)審之前對(duì)照檢查單落實(shí)每項(xiàng)準(zhǔn)備工作。