項(xiàng)目管理包括很多個(gè)過(guò)程，從整個(gè)項(xiàng)目生命周期和生命周期每個(gè)階段的管理過(guò)程來(lái)看都可以劃分歸納為以下五個(gè)過(guò)程：?jiǎn)?dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和收尾。這五個(gè)過(guò)程對(duì)任何一個(gè)項(xiàng)目而言無(wú)疑都是不可或缺的，本文側(cè)重討論其中的計(jì)劃管理過(guò)程。
  包括軟件開發(fā)項(xiàng)目在內(nèi)，所有的項(xiàng)目都有一個(gè)共同的特點(diǎn)，那就是項(xiàng)目是一個(gè)一次性事件。
  在整個(gè)項(xiàng)目的一次性生命周期中，如果任何一個(gè)過(guò)程出現(xiàn)偏差，都有可能導(dǎo)致項(xiàng)目失??！
什么樣的情況表示某個(gè)管理過(guò)程出現(xiàn)了偏差呢？當(dāng)實(shí)際發(fā)生的結(jié)果與當(dāng)初的預(yù)計(jì)不同時(shí)就形成了偏差。
  在實(shí)踐中這種偏差是我們不愿意看到的，但是卻是不可避免的，解決這種問題的最好的辦法只有盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的糾正。
  要做到盡早的發(fā)現(xiàn)，我們必須有一個(gè)評(píng)判偏差的參照，就是筆者所說(shuō)的“當(dāng)初的預(yù)計(jì)”，在項(xiàng)目管理中稱之為計(jì)劃管理過(guò)程。
  將實(shí)際情況與計(jì)劃進(jìn)行實(shí)時(shí)的對(duì)比，我們就可以實(shí)時(shí)的、盡早的發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)糾偏，降低項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)，避免項(xiàng)目出現(xiàn)期望以外的結(jié)果。
  顯然，計(jì)劃過(guò)程是很重要的。
  項(xiàng)目計(jì)劃具體要作些什么呢？
  可以用3W+2H來(lái)簡(jiǎn)單描述，所謂3W+2H就是What、Who、When、How to do、How Much Money。這些就是做項(xiàng)目計(jì)劃所關(guān)心的基本內(nèi)容：項(xiàng)目準(zhǔn)備做什么？由誰(shuí)來(lái)做？什么時(shí)候做？怎么去做？花費(fèi)多少？
  對(duì)于軟件開發(fā)項(xiàng)目而言，我們同樣關(guān)心這些內(nèi)容，一般情況下軟件開發(fā)的計(jì)劃主要描述在哪些資源支撐下，在什么時(shí)間范圍內(nèi)怎么樣去完成哪些特定的軟件開發(fā)目標(biāo)。其中似乎不專門考慮成本問題，但是計(jì)劃中的工作量總計(jì)其實(shí)已經(jīng)間接反映了成本問題，對(duì)于特殊的成本變化、風(fēng)險(xiǎn)跟蹤等問題通過(guò)輔助計(jì)劃進(jìn)行處理。
  在軟件開發(fā)項(xiàng)目管理過(guò)程中，具體做計(jì)劃時(shí)的思路是這樣的，首先要進(jìn)行項(xiàng)目工作范圍確定，其次清楚定義工作責(zé)任劃分，接下來(lái)進(jìn)行項(xiàng)目活動(dòng)的定義，最后對(duì)項(xiàng)目活動(dòng)進(jìn)行排序和歷時(shí)估計(jì)。
  當(dāng)完成項(xiàng)目計(jì)劃文檔時(shí)，不管采用什么樣的表現(xiàn)形式，以上這四部分都應(yīng)該是被描述清楚的最基本的內(nèi)容。
  工作分解結(jié)構(gòu)
  項(xiàng)目工作范圍確定是為了有效的完成項(xiàng)目目標(biāo)，界定項(xiàng)目主要工作內(nèi)容的過(guò)程，也就是制定項(xiàng)目工作范圍計(jì)劃的過(guò)程。
  一般常用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的方法來(lái)實(shí)現(xiàn)，確保找出完成項(xiàng)目工作范圍的所有工作要素，同時(shí)描述可交付成果和其組成要素的具體內(nèi)容。這里主要針對(duì)階段目標(biāo)或里程碑目標(biāo)，項(xiàng)目范圍確定后就為項(xiàng)目活動(dòng)的界定提供了依據(jù)。
  有了明確的工作范圍，在項(xiàng)目執(zhí)行中，如果某個(gè)工作不包括在工作分解結(jié)構(gòu)中，則該工作就會(huì)被排除在項(xiàng)目執(zhí)行范圍之外。
  當(dāng)然，任何項(xiàng)目不是只有唯一一個(gè)正確的工作分解結(jié)構(gòu)。工作分解結(jié)構(gòu)一般用圖表形式表達(dá)，當(dāng)前常用的有兩種：分級(jí)的樹型結(jié)構(gòu)和縮進(jìn)圖表，其中縮進(jìn)圖表類似與分級(jí)的圖書目錄，它能反映出項(xiàng)目所有的工作要素，相對(duì)樹型結(jié)構(gòu)直觀性較差，但應(yīng)用也比較多，因?yàn)橛行╉?xiàng)目分解后，內(nèi)容分類很多、容量很大，使用縮進(jìn)圖表示比較方便，能說(shuō)明問題。
  分級(jí)的樹型結(jié)構(gòu)類似與組織結(jié)構(gòu)圖，表達(dá)起來(lái)層次清晰，非常直觀，結(jié)構(gòu)性也較強(qiáng)。
  總之，兩種表達(dá)方式各有千秋，可以根據(jù)實(shí)際情況選擇使用。下圖所示是一個(gè)分級(jí)的樹型結(jié)構(gòu)的簡(jiǎn)單示例。

  某軟件開發(fā)項(xiàng)目的工作分解結(jié)構(gòu)示例
  工作責(zé)任劃分
  接下來(lái)，需要進(jìn)行工作責(zé)任劃分，通常我們利用責(zé)任矩陣來(lái)確定項(xiàng)目工作的各個(gè)責(zé)任接口，強(qiáng)調(diào)每一項(xiàng)工作具體由誰(shuí)負(fù)責(zé)，并明確每一個(gè)人、組織、組織單元在整個(gè)項(xiàng)目中的地位和作用。
  這一點(diǎn)也很重要，實(shí)際工作過(guò)程中只有明確了某個(gè)工作目標(biāo)由具體的某個(gè)人負(fù)責(zé)，才能確保項(xiàng)目的順利推進(jìn)，具體工作的負(fù)責(zé)人才能在推動(dòng)工作的過(guò)程中利用決策的權(quán)利組織相關(guān)人員合力完成目標(biāo)，這一步實(shí)際也是針對(duì)階段目標(biāo)或里程碑目標(biāo)。
  比如在軟件開發(fā)項(xiàng)目中，按照順序首先需要進(jìn)行需求分析，那么需求分析階段就需要確定某些個(gè)人或組織負(fù)責(zé)這個(gè)階段的工作，某些個(gè)人或組織參與、輔助這項(xiàng)工作等，后續(xù)工作包括概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)等階段同樣要照此處理，這樣才能保證每個(gè)環(huán)節(jié)不出問題或盡早發(fā)現(xiàn)問題，因?yàn)橄掠呜?zé)任人會(huì)不斷關(guān)注上游環(huán)節(jié)輸出的結(jié)果物，這也充分證明了工作責(zé)任劃分的優(yōu)點(diǎn)所在。
  項(xiàng)目活動(dòng)的定義
  計(jì)劃管理過(guò)程中體現(xiàn)計(jì)劃詳細(xì)程度的就是項(xiàng)目活動(dòng)的定義。
  項(xiàng)目活動(dòng)就是為了達(dá)到項(xiàng)目階段目標(biāo)確定的交付成果而進(jìn)行的一系列工作單元，每一個(gè)工作單元就是需要消耗一定時(shí)間和資源的明確的工作。
  比如說(shuō)我們?cè)谲浖幋a階段，階段目標(biāo)是完成全部編碼工作，結(jié)果物是軟件源代碼以及技術(shù)白皮書等，那么我們的活動(dòng)可能包括基礎(chǔ)類庫(kù)設(shè)計(jì)編碼、公共控件提煉、軟件框架搭建、A模塊編碼、B模塊編碼等等項(xiàng)目活動(dòng)。
  在這部分我們應(yīng)該盡可能全的、清晰的、詳細(xì)的定義出所有項(xiàng)目活動(dòng)，項(xiàng)目的具體工作單元。這樣才能保證項(xiàng)目在執(zhí)行過(guò)程中有目的的掌控每項(xiàng)工作內(nèi)容的狀態(tài)。
項(xiàng)目活動(dòng)排序和歷時(shí)估計(jì)
  最后我們進(jìn)行項(xiàng)目的活動(dòng)排序和歷時(shí)估計(jì)。首先要確定工作包的邏輯關(guān)系，其次是完成各個(gè)活動(dòng)間的關(guān)系確認(rèn)，特別是活動(dòng)間的先后依賴關(guān)系，最好同時(shí)完成活動(dòng)歷時(shí)和資源使用的確認(rèn)，因?yàn)橐豁?xiàng)活動(dòng)的歷時(shí)與其先后活動(dòng)和其他相關(guān)聯(lián)活動(dòng)有著緊密的聯(lián)系。
  例如軟件開發(fā)項(xiàng)目，當(dāng)需求不明確時(shí)，肯定無(wú)法進(jìn)行軟件概要設(shè)計(jì)，否則設(shè)計(jì)出來(lái)的東西肯定不能滿足用戶需求。因此，活動(dòng)依賴關(guān)系確認(rèn)的正確與否，將會(huì)直接影響到項(xiàng)目的進(jìn)度安排，資源調(diào)配和費(fèi)用開支等。
  這部分內(nèi)容在計(jì)劃報(bào)告中通常是由Gantt圖（甘特圖）描述。也可以使用項(xiàng)目管理工具，比如微軟的Project Professional，現(xiàn)在Project Server 2003功能更強(qiáng)大，不但使Project Professional和Project Server有機(jī)結(jié)合，而且還通過(guò)SharePoints Services提供強(qiáng)大的文檔管理，風(fēng)險(xiǎn)和問題跟蹤等功能。
  可以利用這些工具輔助計(jì)劃管理過(guò)程，形成軟件開發(fā)計(jì)劃的輔助文檔，同時(shí)進(jìn)行有效的項(xiàng)目管理和計(jì)劃過(guò)程管理。

案例：
  在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中，部分軟件開發(fā)負(fù)責(zé)人可能忽略計(jì)劃過(guò)程，理由往往是他感覺自己心里有數(shù)或者認(rèn)為作計(jì)劃沒用。在實(shí)際生產(chǎn)過(guò)程中有不少人存在這樣的想法，發(fā)生在身邊的案例讓筆者感觸頗深。
  一個(gè)有兩年軟件開發(fā)項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)的朋友劉某，曾經(jīng)負(fù)責(zé)過(guò)某商場(chǎng)的CRM系統(tǒng)的軟件研發(fā)工作，當(dāng)時(shí)項(xiàng)目的主要困難是工期要求緊張，但就項(xiàng)目本身而言規(guī)模相對(duì)較小，劉某根據(jù)經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為只要讓每個(gè)人清晰自己的工作，各負(fù)其責(zé)，全員迅速投入研發(fā)，盡快完成編碼，到時(shí)候把所有模塊組裝起來(lái)就應(yīng)該沒什么問題，這樣即可以節(jié)省人力又可以解決時(shí)間上的矛盾，所以大意的認(rèn)為沒必要浪費(fèi)人力、精力、時(shí)間在編寫項(xiàng)目計(jì)劃上，于是協(xié)調(diào)大家簡(jiǎn)單溝通后便啟動(dòng)項(xiàng)目。
  在整個(gè)軟件研發(fā)過(guò)程中大家一直都很忙碌，編碼工作在一天天的進(jìn)行，表面上看起來(lái)也沒有任何異常，通過(guò)大家的共同努力，在項(xiàng)目的收尾階段，編碼工作基本完成，于是項(xiàng)目經(jīng)理組織進(jìn)行實(shí)施前的準(zhǔn)備工作，這時(shí)候，項(xiàng)目啟動(dòng)初期沒意識(shí)到的問題、沒有引起足夠重視的問題都不約而同的、也是必然的暴發(fā)了：系統(tǒng)聯(lián)調(diào)卡殼、Bug層出不窮，需要測(cè)試同時(shí)糾錯(cuò)，但由于疏忽沒有預(yù)留這步工作的時(shí)間；安裝、打包工作沒有進(jìn)行、文檔沒有編制，需要調(diào)整人員應(yīng)急處理，這依舊是當(dāng)時(shí)沒有計(jì)劃這部分工作導(dǎo)致任務(wù)遺漏。結(jié)果所有人亂作一團(tuán)，如果按照原工期要求即使全員通宵達(dá)旦趕進(jìn)度也已經(jīng)無(wú)法按時(shí)完成，無(wú)奈之下只能延遲進(jìn)場(chǎng)。
  事后我們一起溝通交流過(guò)幾次，劉某也認(rèn)真反思得出結(jié)論，如果當(dāng)時(shí)能全盤考慮，在項(xiàng)目初期制定開發(fā)計(jì)劃，界定工作范圍，分解所有工作任務(wù)，就不會(huì)到最后時(shí)刻出現(xiàn)任務(wù)遺漏的現(xiàn)象；由于開發(fā)任何一個(gè)軟件項(xiàng)目，都不可能一次完全到位，如果當(dāng)時(shí)在計(jì)劃中制定項(xiàng)目階段目標(biāo)，按階段控制項(xiàng)目偏差，嚴(yán)格有序的執(zhí)行項(xiàng)目計(jì)劃，在每個(gè)階段充分的分析偏差，及時(shí)糾正，就不會(huì)出現(xiàn)直到最后才發(fā)現(xiàn)沒有時(shí)間修改大量程序Bug的問題，從而產(chǎn)生延誤工期的現(xiàn)象；如果當(dāng)初計(jì)劃中分工明確，工作責(zé)任劃分清晰，就不會(huì)出現(xiàn)忙忙碌碌、亂作一團(tuán)卻無(wú)法實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的現(xiàn)象?？傊绻?xiàng)目初期制定了詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃，肯定不會(huì)到最后一刻才暴露出隱藏在平靜下的各種各樣的問題而無(wú)力回天。
  后來(lái)經(jīng)過(guò)調(diào)整，綜合分析后續(xù)剩余工作，劉某制定了詳盡的工作計(jì)劃，并且嚴(yán)格按照計(jì)劃實(shí)施執(zhí)行，最后終于保證項(xiàng)目在后延許可的時(shí)限內(nèi)良好的完成。由此可見有一個(gè)清晰可行的項(xiàng)目計(jì)劃對(duì)項(xiàng)目的順利執(zhí)行，影響相當(dāng)重大。
  針對(duì)認(rèn)為心里有數(shù)或者認(rèn)為作計(jì)劃沒用的這兩種認(rèn)識(shí)，我們來(lái)做一個(gè)簡(jiǎn)單的分析。說(shuō)心里有數(shù)的通常最多是潛意識(shí)中有一個(gè)很概要的總體項(xiàng)目目標(biāo)，通常情況下是只認(rèn)準(zhǔn)了項(xiàng)目最終結(jié)果，我們權(quán)且認(rèn)為這就是一個(gè)計(jì)劃，只不過(guò)這個(gè)計(jì)劃總共包含一個(gè)階段。
  這樣的計(jì)劃肯定不好，因?yàn)樵陧?xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，可能直到最后一秒前都沒有時(shí)間、偏差概念，沒有意識(shí)到存在什么問題，突然在工期結(jié)束時(shí)被詢問結(jié)果，才意識(shí)到實(shí)際存在問題的嚴(yán)重性，但是時(shí)間已到，即使想糾正這種偏差也沒有了回旋的余地，項(xiàng)目的一次性特征無(wú)情的證明項(xiàng)目以失敗而告終。本文中的案例充分的說(shuō)明了這一點(diǎn)。
  對(duì)于認(rèn)為作計(jì)劃沒用，這種想法本身就是錯(cuò)誤的，沒有去使用計(jì)劃就斷定計(jì)劃沒用，顯然不具備說(shuō)服力，也可能有人認(rèn)為計(jì)劃趕不上變化，我們說(shuō)有并且按部就班的去做總比沒有計(jì)劃想到哪兒做到哪兒強(qiáng)。
  在軟件開發(fā)項(xiàng)目計(jì)劃的制定過(guò)程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該是一個(gè)協(xié)調(diào)和溝通的樞紐，與項(xiàng)目干系人進(jìn)行充分的交流和溝通，同時(shí)應(yīng)該使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員充分認(rèn)識(shí)到項(xiàng)目計(jì)劃的重要性，因?yàn)橛行┘夹g(shù)人員往往忽略計(jì)劃的地位，項(xiàng)目經(jīng)理有義務(wù)在此階段調(diào)動(dòng)相關(guān)人員的興趣，使其積極參與。
本文已刊載于《中國(guó)計(jì)算機(jī)用戶》2004年第26期