論項目的范圍管理
[摘要]
2012年3月至12月，我參加了XXXXX單位QQBB遠(yuǎn)程教育及資源共享平臺項目建設(shè)，并擔(dān)任了該項目的項目經(jīng)理。該項目受XXXXX單位的委托而建設(shè)，是XXXXX單位“十二五”重點建設(shè)項目。整個系統(tǒng)主要實現(xiàn)了QQBB職工的在線互動學(xué)習(xí)以及資源共建共享，主要功能模塊包括：課程資源、在線學(xué)習(xí)、同步課堂、教學(xué)互動、培訓(xùn)檔案等。
本文結(jié)合個人實踐，以該項目為例，探討了在項目范圍管理中遇到的問題及解決方法。本文主要論述了范圍計劃的內(nèi)容及作用、詳細(xì)范圍說明書的內(nèi)容及作用、創(chuàng)建WBS的原則、如何進行范圍確認(rèn)和范圍控制以及資源沖突解決方法。實施過程中有針對性地采用了會議評審、變更控制系統(tǒng)、提高項目優(yōu)先級，保證項目所需資源。
[正文]
為進一步加強QQBB教育培訓(xùn)體系建設(shè)，提高QQBB行業(yè)資源的宏觀管理和合理配置，滿足廣大基層QQBB職工的學(xué)習(xí)需求，在中國QQBB遠(yuǎn)程教學(xué)網(wǎng)建設(shè)的基礎(chǔ)上，XXXXX單位于2012年3月啟動了“QQBB遠(yuǎn)程教育及資源共享平臺建設(shè)”，項目總投資約2000萬元，要求于2012年底前投入使用。
該項目是XXXXX單位“十二五”重點建設(shè)項目，要求系統(tǒng)采用先進的技術(shù)，適應(yīng)QQBB職工分布范圍廣，知識要求高的特點。XXXXX單位自2003年起應(yīng)用衛(wèi)星進行QQBB遠(yuǎn)程教學(xué)直播，一直緊跟技術(shù)前沿，行業(yè)有較為成熟的應(yīng)用經(jīng)驗。系統(tǒng)建設(shè)要求應(yīng)用原有的資源積累和應(yīng)用成果，使系統(tǒng)能夠采用高效技術(shù)，并與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)具有友好接口，以便更好服務(wù)于廣大基層QQBB職工。
作為項目經(jīng)理我深知該項目的重要性，為此我制定了詳細(xì)而周密的實施方案，充分運用大型項目管理知識，在全體項目組成員的共同努力下，XXXXX單位通力配合與支持下，經(jīng)過9個多月的頑強戰(zhàn)斗，終于在2012年12月全面通過驗收，得到各方的一致認(rèn)可。以下結(jié)合我工作中針對提高該項目軟件質(zhì)量談?wù)剬浖秶芾淼恼J(rèn)識以及具體的管理策略、思維和做法。
項目范圍管理對信息系統(tǒng)項目的成功具有至關(guān)重要的意義，在項目范圍管理方面出現(xiàn)的問題是導(dǎo)致項目失敗的一個重要原因。項目范圍管理包括范圍計劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制等活動。本文主要從以下方面進行論述
一、 范圍計劃編制
項目范圍的管理也就是對項目應(yīng)該包括什么和不應(yīng)該包括什么進行相應(yīng)的定義和控制．每個項目都必須慎重地權(quán)衡范圍管理所使用的工具、方法、過程和程序以及一些其他因素，以確保在管理項目的范圍時所做的努力與項目的規(guī)模、復(fù)雜性和重要性相符，制定范圍管理計劃顯得由為重要．在計劃中明確定義項目范圍、制定詳細(xì)范圍說明書、定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)以及驗證和控制范圍的步驟和方法．本項目范圍計劃中規(guī)定定義和編制工作分解結(jié)構(gòu)的步驟為：識別項目交付物和相關(guān)項目工作;對WBS的結(jié)構(gòu)進行組織;對WBS進行分解;對WBS中各級工作單元分配標(biāo)識符或編號;對當(dāng)前的分解級別進行檢驗，以確保它們是必需的而且是足夠詳細(xì)的．
二、 范圍定義
范圍定義過程是詳細(xì)描述項目和產(chǎn)品的過程，并把結(jié)果寫進詳細(xì)的項目范圍說明書中．詳細(xì)范圍說明書主要包括如下內(nèi)容：
⑴ 目的目標(biāo)．包括成果性目標(biāo)、約束性目標(biāo)。
⑵ 品范圍描述。
⑶ 目的可交付物。
⑷ 目邊界。
⑸ 品驗收標(biāo)準(zhǔn)。
⑹ 目的約束條件。
⑺ 目的假定。
三、 創(chuàng)建WBS
QQBB遠(yuǎn)程平臺涉及的環(huán)節(jié)多而復(fù)雜，需要做的工作很多，為了詳細(xì)描述項目所要完成的工作，避免應(yīng)該做的工作被遺漏掉，方便項目團隊成員間溝通，我邀請了組長、業(yè)務(wù)專家及其他項目經(jīng)理參加以“項目工作分解”為主題的會議，會議上對項目可交付物和項目工作按照滾動波式計劃逐步分層分解為更小的、更易于管理的項目單元．分解工作按照以下原則進行：
⑴在各層次上保持項目的完整性，避免遺漏必要的組成部分;
⑵相同層次的工作單元應(yīng)有相同性
⑶一個工作單元只能從屬于某一個上層單元
⑷工作單元應(yīng)能分開不同的責(zé)任者和不同工作內(nèi)容
⑸便于項目管理進行計劃和控制的管理需要
⑹最低層工作應(yīng)該具有可比性，是可管理的，可定量檢查的
⑺最低層次的工作單元是工作包
⑻應(yīng)該包括項目管理工作
四、 范圍確認(rèn)和范圍控制
在項目實施過程中，根據(jù)WBS上的可交付物進行監(jiān)控，對已經(jīng)完成或即將完成的可交付物及時進行會議評審，涉及核心業(yè)務(wù)的，提供相關(guān)文檔由客戶一起進行確認(rèn)。
項目開發(fā)過程中，項目范圍往往發(fā)生會不斷變化，為了防止“范圍蔓延”，我組織成立了變更控制委員會，制定了變更控制流程：范圍變更說明文檔(來自內(nèi)部討論結(jié)果或客戶要求)－組長或副組長填寫變更申請單－召開會議對變更所帶來的影響進行分析、變更方案進行論證及評審－發(fā)出變更通知并開始實施－變更實施的監(jiān)控－變更效果的評估，項目實施過程按照此控制流程進行執(zhí)行．
五、 資源沖突的解決
考慮到部門實際情況，以及客戶要求提前運行，我將系統(tǒng)分解成2個相關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)分別同時進行開發(fā)，并將項目組分成3個小組，每小組配備6至7人分別進行開發(fā)。并及時與公司領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)商，闡述此項目的重要性，在與公司領(lǐng)導(dǎo)和溝通后，最終決定先招聘４個外包人員進駐我公司，頂替不能從其他項目組抽調(diào)過來的人員進行開發(fā)。隨著外包人員的進入，有力地保證了所需的開發(fā)人員數(shù)量，項目進度得到了有力保障．
通過本項目的經(jīng)驗總結(jié)，為本人今后執(zhí)行類似的項目范圍管理帶來了一些可供借鑒的經(jīng)驗．以范圍計劃編制、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認(rèn)、范圍控制的項目范圍管理，有效的范圍控制措施，在項目實施過程中遇到的問題都及時得到了解決。然而，在進度控制方面還有待于改進，在以后的項目管理工作中，我要加強學(xué)習(xí)，更好地協(xié)調(diào)好項目工作中各個部分及各個方面的關(guān)系，更好地完成項目。