2011年6月，本人參加了“XX”項目的管理工作，在項目過程中擔任項目經(jīng)理。該項目作為XX省的重點工程，受到了省政府領(lǐng)導的高度重視。建設(shè)“XX”具有的XXXX重要意義。項目總投資概算852萬元，建設(shè)工期預計12個月。項目涉及的用戶包括XXXX等約1000用戶。項目具有復雜度高、涉及單位多、開發(fā)周期長等特點。通過對用戶需求進行分析后發(fā)現(xiàn)，前期項目范圍管理是整個項目成功的關(guān)鍵。本文結(jié)合作者的實踐，以該項目為例，討論了項目的范圍管理，包括制定范圍管理計劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認和范圍控制五個部分。針對該項目功能較復雜，涉及干系人眾多的實際情況，在整個項目的建設(shè)過程中，始終重視項目范圍管理，有效控制項目范圍變更，解決了在實施工中出現(xiàn)的問題，使項目順利完成了既定目標。最后總結(jié)了該項目在范圍管理上的一些有待改進之處。

 

一、項目概述

XXXX開頭闡述下背景。

為了XXXX（項目目的），2011年，XX省決定開展“XX”項目建設(shè)。軟件平臺包括XXXX等七個分系統(tǒng)。

此項目采用了公開招標方式，我公司參與了投標并順利中標，于2011年簽訂了合同，隨后成立了項目小組。在項目初期設(shè)計、計劃執(zhí)行過程中，我作為項目經(jīng)理，項目干系人的溝通、各方利益的平衡、用戶需求的滿足是我的工作重點。

二、項目范圍管理過程介紹

我認為，項目范圍管理不僅應該讓項目管理和實施人員知道為達到預期目標需要完成哪些具體工作，還要確認清楚項目相關(guān)各方在每項工作中清晰的分工和職責，這樣做有利于項目實施中的變更管理和推進項目發(fā)展，減少責任不清的事情發(fā)生，也便于項目結(jié)束時項目范圍清晰的確認。

在項目啟動階段，我就感覺到這個項目和以往做過的同類項目相比，具有一些鮮明的特點。首先是項目需求不夠清晰，多個部門都對該項目抱有很高的期望，每個部門都有一些想法，但是往往不同部門之間的想法存在沖突，這就給范圍定義帶來了一些困難，需要做出一些取舍。其次是項目的功能比較多，尤其要兼容以前的舊系統(tǒng)數(shù)據(jù)，但初始的項目范圍說明說沒有提供足夠的信息，這對我們編制詳細的范圍說明書是個潛在的風險。最后由于項目干系人較多，在項目執(zhí)行的過程中如何做好范圍控制也是一個不小的挑戰(zhàn)。面對以上的困難，在本項目的范圍管理中，我們主要采取了如下辦法：

1.制定范圍管理計劃。范圍管理計劃規(guī)定了如何定義項目范圍、創(chuàng)建WBS、以及驗證和控制范圍。我們借鑒了以往項目的經(jīng)驗，。

2.范圍定義。范圍定義過程是詳細描述項目和產(chǎn)品、并把結(jié)果寫進詳細的項目范圍說明書的過程。項目范圍說明書詳細描述了項目的可交付物及產(chǎn)生這些可交付物必須做的項目工作。由于不同項目干系人之間有不同的期望，如何管理好這些期望，變成明確清晰的項目范圍是一個值得討論的問題。在本項目中，我們先進行項目干系人分析，將不同干系人的需求和期望以及他們的重要程度和對項目的影響力識別出來，再進行篩選和排序。對項目成功完成有重大意義的需求，要盡量滿足，而對于影響力較高的干系人的需求，即使對項目沒有多大意義，也要予以考慮，以避免對項目的完成造成負面影響。完成項目干系人分析后，我們根據(jù)項目章程、初步范圍說明書以及范圍管理計劃，通過對產(chǎn)品分析和各方案識別的技術(shù)方法，和項目小組成員共同規(guī)定了項目的范圍描述、項目的最終可交付物、項目的驗收標準、約束假設(shè)條件、項目進度里程碑等內(nèi)容，更加詳細地補充了項目范圍管理計劃。   

3.創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)。WBS是對完成項目目標所需要的工作進行結(jié)構(gòu)性的分解，它組織并定義了整個項目范圍，為項目進度管理、成本管理和范圍變更提供了基礎(chǔ)，是組織管理工作的主要依據(jù)。為了做好這個工作，我們借鑒了以往同類項目的工作分解模板，結(jié)合當前項目，以項目的生命周期的各個階段作為分解的第一層，把項目可交付物安排在第二層，把項目范圍分解開來，使項目人員對項目一目了然，確保項目的概況和組成明確、清晰、具體。分解中我們還采用了滾動波式計劃，近期的工作計劃的比較細，分解到工作包水平，而遠期的工作計劃的相對粗些，只需要列出需要完成的功能。另外，我著重把握了WBS字典的詳細程度，對WBS 字典親自審核并在定稿后專門開發(fā)布會。

4.范圍確認。范圍確認是客戶等項目干系人對已完成項目范圍正式確認的過程。當每個階段結(jié)束之前，請客戶和相關(guān)干系人進行范圍確認十分重要，以免項目的實施誤入歧途。在本項目中，我們制定了詳細的范圍確認計劃、確認流程及確認要求，將項目按多個里程碑分期交給客戶確認，如設(shè)計確認、施工圖確認、布線施工確認、設(shè)備交驗確認、安裝及系統(tǒng)調(diào)試確認，確保按期、保質(zhì)、保量將系統(tǒng)交付給客戶。同時，我們對已經(jīng)確認的可交付物，明確要求必須有客戶正式的簽字確認文件。對于沒有通過客戶確認的，也詳細記錄結(jié)果和被拒絕的原因以待分析檢查。

在本項目中，由于系統(tǒng)模塊較多，涉及用戶較多，而且不能因為流程確認影響客戶目前業(yè)務的正常進行，因此我們與客戶高層協(xié)商，決定分期分批與各個業(yè)務口用戶確認，對于日常業(yè)務較多的業(yè)務口先安排集中處理業(yè)務，然后再抽出一部分時間進行流程分析和確認，當客戶業(yè)務比較繁忙時，我們安排人員到其他業(yè)務口去工作，這樣就避免了在某一個業(yè)務口虛耗過多的等待時間而影響項目工期。

5.范圍控制。范圍控制是監(jiān)控項目的工作范圍狀態(tài)的過程，也是控制變更的過程?？刂祈椖糠秶源_保所有請求的變更和推薦的糾正行動，都要通過整體變更控制過程處理。一般來說，范圍變更是項目干系人由于項目環(huán)境或其他各種原因要求對項目的范圍基準進行修改。為做好本項目的變更管理，我們定義了范圍變更的有關(guān)流程，必要的書面申請文件，建立變更控制委員會、采用變更控制系統(tǒng)進行管理。為了追蹤范圍變更，確保已通過的范圍變更請求得到處理，我們引入配置管理系統(tǒng)，將所有通過的變更請求作為配置項管理，并委派專門的配置管理人員不定期檢查配置項的狀態(tài)。此外，我們還妥善處理了項目干系人不合理的變更請求，正確處理了用戶說不清楚的需求。

 

項目范圍管理是通過制定項目范圍管理計劃、范圍定義、創(chuàng)建WBS、范圍確認和控制達到項目管理的目的，項目范圍管理是項目管理關(guān)鍵的一步。通過在本項目管理過程中全面應用了項目范圍管理的方法，使得該項目在成本管理方面較好地達到了預期效果。“百尺竿頭、更進一步”，在本項目實施過程中，雖然最后的結(jié)果還比較令人滿意，但是仍存在以下不足。

一是在項目的執(zhí)行過程中，由于施工地址分散、項目干系人眾多等原因，在項目確認的各個階段沒有明確的責任人。各個部門意見不統(tǒng)一，遲遲不能給出最終意見，同時也耽誤了項目的工期。